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举办大型国际会议的筹备工作有哪些要注意什么_
日期:2019-08-03 05:17    编辑:admin    来源:扑克王游戏
2. 提供会议所需要的机票□□、车票□□□、住宿酒店□□、会议场所、交通等信息□□。并制定完备的会议预案书给会议方 3. 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、

  2. 提供会议所需要的机票□□、车票□□□、住宿酒店□□、会议场所、交通等信息□□。并制定完备的会议预案书给会议方

  3. 派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住□、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

  1. 会议接待□:专人负责机场□,车站的礼仪、接站、攻关等服务□□。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌□、签到台、指示牌等。

  2. 会前准备□□□:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。

  1. 结帐□□:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐

  2、 一般情况下以电话通知各单位在何时□□□、何地举行会议,并确认各单位与会代表人数□□□。

  3、 如果会议形式比较郑重□□□,除电话联系外□□,需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系,并取得明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作,与印刷厂商协商处理)。

  4、 取得会议承办方开出的可提供的服务项目表□□,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议□□、合同,以法律手段保护自己的合法权益□。

  5、 制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部机密,也可将情况告之会议承办方,请他们协助制定□□□。

  6、 在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司□、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问,落实计划的进度。

  7、 会议开始时参与报到工作□□□,作好协调工作□□□,分发资料□,同时可以认识新朋友□,加深与老朋友的关系□□。如果与会代表是要交会务费的,收取会务费□□。

  8□、 报到结束后,及时通知会议承办方最准确的人数□□、房间数,多出或少出的房间及时与酒店协商解决□□,避免不必要的麻烦。

  9、 正式会议开始之前,检查会场的布置工作(灯光□、音响、场形、绿化和特殊设备),确保万无一失。

  12、 制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算,定金一般是先预交总费用的50%□□□,其余费用会议结束时一并解清。

  对任何一个商业公司而言,要想让会议开得有价值□,必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需,提供给与会者相应的价值□□□,并且能回报投资。

  信息的收集极为重要,这其中包括了解客户的需求(细节请看流程中附录-客户需求分析单)、了解会议的出席者□、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。

  每一次会议都是对创新能力的挑战,无论在内容或形式上,不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣□□。

  无论是甘特图还是进度表□□□,一个周密的计划必须包括会议里所有的细节,另外□□,保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为项目经理墙壁上的装饰□。

  在进行现场管理时□,一定要严格地对照计划表上的事项进行操作,任何疏漏都会导致会议的失败。此外,现场负责人需要有随机应变的能力(参见14条)

  成功的会议需要有创造性的规划;积极的谈判和交流的技巧;规范的操作和财务管理;优秀的包装和系统的反馈。在会议结束后总结一下你提供了多少价值□□?什么是你公司的投资收益?与会者明年还会参加你的会议吗□□□?将这些答案汇总起来,应用于下一次的会议计划□□。

  无论会议大小与否,再好的会议计划都不可能达到完美,最重要的事情是建议□□、设计和修正。

  为了提供成功的会议管理,组织者必须了解会议所涉及的行业,专业术语和行业整体趋势等方面的内容。

  保证合作的供应商提供高品质的服务,千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的品质,到最后损失最大的还是你自己。

  你的听众是你的顾客,他们会付帐给你□□,因此他们必须要感受和接受到价值,他们必须要体会到此次会议的重要性。如果你觉得有什么事比顾客更重要,请记住:顾客永远是第一重要的!

  技术能给你很多帮助,自始至终地尽可能多使用技术,使得顾客和工作人员都能很轻松地运用技术,但是,必须记住不可用技术代替人与人之间的交流。(技术的运用参看“多媒体会议包装”)

  清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是一个与会者□□,不了解内部的计划、程序或是后备工作,如何在最短的时间内了解这一切呢?

  针对不可预见的问题与可能的场景危机,必须准备好解决方案□,将最坏的结果罗列出来□□,然后逐一提出解决方案。

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